OPERACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

En la operación del área o un establecimiento de alimentos y bebidas son claves el chef y el gerente de alimentos y bebidas. “Debe haber un conocimiento global por parte de ambas cabezas que les permita evaluarse y apoyarse mutuamente.

El chef, por su parte, es la máxima autoridad en la cocina, puesto que se encarga de dirigir, coordinar y apoyar el equipo que labora en ella, para obtener resultados que alcancen o superen las expectativas de los clientes, él determina qué se hace, cómo se prepara, con que se acompaña y cual es la forma como debe presentarse cada plato del menú del establecimiento.

De otro lado, el gerente de alimentos y bebidas, en cambio, es responsable de hacer cumplir las políticas administrativas de restaurantes para obtener los márgenes de utilidad del establecimiento. Dentro de sus funciones esta el manejo de los recursos financieros de cada área, el reclutamiento de personal, la logística de eventos, el servicio al cliente y la solución de problemas internos relacionados con el ambiente laboral.”[1]

Para que el área de alimentos y bebidas opere apropiadamente requiere de otras áreas:

OPERACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

areas de operacion                         areas de administracion o

                                        soporte 

               - compras   - almacen   - cocina                 mercadeo - finanzas

                                                        ( produccion  )                                                          

                caja                                 servicio                    recursos humanos

La operación de alimentos y bebidas se fundamenta en la relación existente entre las áreas de mercadeo, compras, suministros (recibo, almacenamiento, despacho), producción, servicio y costos. Cada una cumple una función específica para el control de la materia prima y genera información necesaria para la determinación del costo y la fijación del precio de venta.

A continuación registraremos la función que cumple cada área en la operación de alimentos y bebidas de un establecimiento llámese hotel, club, restaurante, casa de banquetes.

1.      Mercadeo:

En caso de no estar definida esta área en la estructura funcional de la empresa, corresponde a la administración del establecimiento  el diseño y la estructuración de  cartas de alimentos y bebidas de los diferentes ambientes (restaurante, cafetería, bar, banquetes). En cada carta se discriminan los productos a ofrecer en cada ambiente.

Una carta de alimentos y bebidas, está compuesta por una serie de platos, organizados en orden gastronómico (primero: entradas, segundo: platos principales o fuertes con sus respectivos acompañantes; y tercero: postres o últimos platos). Cada preparación está conformada por una serie de ingredientes, que se constituyen en la materia prima necesaria para garantizar la elaboración del producto.  Los ingredientes dan origen al Listado de materias primas.

Los procesos principales del área de Marketing:

·        Identificación de mercados meta y necesidades del cliente para poder fidelizar los clientes actuales y prospectar clientes potenciales (nuevos clientes).

·        Comunicación sistemática con el cliente

·        Medición de la satisfacción del cliente

·        Innovación y diseño de nuevos productos/carta

·        Diseño y seguimiento de promociones de temporada o por evento.

2.      Compras:

Área encargada del abastecimiento (compra) de materias primas solicitadas por el área de almacén mediante solicitud de compras o lista de mercado, con el fin de garantizar  la producción de las preparaciones registradas en la carta.

Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administración sobre este proceso y además del jefe de compras sobre los proveedores.

Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables fugas o pérdidas de dinero como por ejemplo la doble facturación, las participaciones con los proveedores para salir favorecidos en la compra, entre otras anormalidades.

Los procesos principales del área de compras son:

·        Compra de insumos de acuerdo a los criterios establecidos de calidad, costo y frecuencia

·        Selección de proveedores y negociación de precios, condiciones de entrega, crédito y pago.

·        Adquisición de otros suministros o equipos de trabajo

El responsable de esta área deberá:

·        Conocer perfectamente los criterios de aceptación de mercancías establecidas por cocina y almacén (suministros).

·        Negociar las mejores condiciones de precios, tiempos de entrega y calidad.

·        Coordinarse con el área de administración en cuanto a políticas de crédito y pago a proveedores.

Formatos utilizados en esta dependencia:

·        Lista de insumos clasificados por grupos de inventarios  y especificaciones de compra. (nombre, marca, presentación, precio, sustituto)

·        Solicitud de compra

·        Orden de compra

·        Facturas de compra

Para comprar  se debe tener en cuenta lo siguiente:

·        Tamaño del negocio: porque me determina cuanto comprar, si el negocio es pequeño el volumen de compra está asociado a la estructura física del establecimiento.

·        Estructura del menú: porque el menú determina la materia prima requerida para ensamblar los platos solicitados por el cliente. Es decir determina que voy a comprar.

·        Capacidad de almacenamiento: porque asociado con el tamaño del negocio, define el volumen de compra para garantizar la calidad del producto. Define el cuanto voy a comprar.

·        Capacidad de pago: porque permite el manejo del flujo de efectivo y define cuanto puedo comprar y a que precio.

·        Volumen y Pronóstico de ventas: Información del establecimiento que tiene en  cuenta las ventas que durante determinado período de tiempo se han producido   y prevé cual va a ser el comportamiento en el futuro en una empresa. Me ayuda a determina cuanto voy a comprar.

·        Condiciones o características del producto: Son especificaciones de compra estándar que determina que comprar, como comprar  y dónde (o a quién) comprar.

Para que el director del departamento de compras este seguro sobre qué comprar, cómo comprar, características del producto entre otros, se deben diseñar y diligenciar unos formatos que recopilan toda esta información y que reciben el nombre de ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR.

El punto de partida para la elaboración de especificaciones de compra estándar, es la identificación y clasificación de la materia prima por grupos de inventario. Esta organización; facilita la aplicación del proceso de gestión de existencias y control de la materia prima.

El siguiente cuadro muestra los alimentos y bebidas agrupados por características comunes de almacenamiento, empaque y origen. El ítem indica  codigo numérico para control de inventario, el nombre del grupo de alimentos y bebidas y el codigo alfabético.

GRUPOS DE INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Código numérico	Nombre	Código alfabético
101	Carnes y salsamentaría	CS
102	Pescados y mariscos	PM
103	Aves y caza	AC
104	Enlatados, envasados y empacados	EE
105	Frutas y verduras	FV
106	Lácteos 1	L1
107	Lácteos 2	L2
108	Granos	G

GRUPOS DE INVENTARIO DE BEBIDAS
Código numérico	Nombre	Código alfabético
201	Licores	LC
202	Vinos	V
203	Bebidas refrescantes y jugos - Gaseosas GS	GS

A continuación se registra la materia prima que conforma cada grupo de inventario:

GRUPOS DE INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
101		Carnes y salsamentaría - CS
10101		Res			10102			Ternera	10103				Cerdo		10104			Salsamentaría
Código		Producto			Código			Producto	Código				Producto		Código			Producto
1010101		Solomito			1010201			Chuleta	1010301				Costilla		1010401			Cabano
1010102		Costilla			1010202			Lomo	1010302				Chuleta		1010402			Chorizo
1010103		Solomo			1010203			Pierna	1010303				Lomo		1010403			Jamón
1010104		Sobrebarriga			1010204			Pecho	1010304				Pierna		1010404			Longaniza
1010105		T- Bone			1010205			Riñones	1010305				Tocino		1010405			Morcilla
1010106		Hígado			1010206			Hígado	1010306				Tocineta		1010406			Salchicha
1010107					1010207				1010307						1010407
102		Pescados y mariscos - PM
10201		Pescados							10202				Mariscos
Código		Producto			Código			Producto	Código				Producto		Código			Producto
1020101		Bagre			1020105			Pargo	1020201				Almejas		1020205			Camarón
1020102		Cachama			1020106			Sabaleta	1020202				Cangrejo		1020206			Langostino
1020103		Corvina			1020107			Róbalo	1020203				Chipi-chipi		1020207			Ostras
1020104		Lenguado			1020108			Trucha	1020204				Calamar		1020208			Mejillones
					1020109										1020209
103	Aves y caza - AC
10301	Pollo		10302			Aves silvestres				10303		Pavo					10304			Caza
Código	Producto		Código			Producto				Código		Producto					Código			Producto
1030101	Pollo entero		1030201			Codorniz				1030301		Pavo entero					1030401			Conejo
1030102	Pechuga		1030202							1030302		Pechuga
1030103	Pernil
104	Enlatado, envasados y empacados - EE
10401	Enlatados		10402			Envasados											10403			Empacados
Código	Producto		Código			Producto				Código		Producto					Código			Producto
1040101	Anchoas		1040201			Aceite girasol				1040208		Champiñón					1040301			Cereales
1040102	Atún		1040202			Aceite de Olivas				1040209		Salsa de soya					1040302			Chocolate
1040103	Melocotón		1040203			Aceitunas				1040210		Vinagre balsámico					1040303			Gelatina
1040104	Piña en rodajas		1040204			Alcaparras				1040211		Vinanagre frutas					1040304			Maizena
1040105	Sardinas		1040205			Cebollitas				1040212		Jugo de naranja					1040305			Maní
1040106			1040206			Cerezas				1040213		Zumo de limón					1040306			Mostaza
1040107			1040207			Champiñón				1040214							1040307			Crepe
105	Frutas y verduras - FV
10501	Frutas									10502		Verduras
Código	Producto		Código			Producto				Código		Producto					Código			Producto
1050101	Aguacate		1050111			Kiwi				1050201		Albahaca fresca					1050211			Fríjol verde
1050102	Anon		1050112			Limón Tahití				1050202		Auyama					1050212			Guascas
1050103	Banano		1050113			Lulo				1050203		Ají					1050213			Laurel
1050104	Brevas		1050114			Mandarina				1050204		Berenjena					1050214			Lechuga
1050105	Ciruelas		1050115			Mango				1050205		Champiñón					1050215			Mazorca
1050107	Coco		1050117			Melón				1050206		Cebolla larga					1050217			Papa criolla
1050108	Fresa		1050118			Papaya				1050207		Cebolla de huevo					1050218			Perejil
1050109	Guanábana		1050119			Pera				1050208		Cilantro					1050219			Pimentón
1050110	Guayaba		1050120			Piña				1050209		Coliflor					1050220			Tomate
			1050121							1050210							1050221			Sandia
																	1050222
106	Lácteos 1 - L1 (Perecederos)
10601	Lácteos									10602		Panadería					10603			Huevos
1060101	Leche liquida		1060104			Cuajada				1060201		Pan francés					1060204			Codorniz
1060102	Crema de leche		1060105			Queso campesino				1060202		Pan molde					1060205			Huevos  AA
1060103	Helados		1060106			Quesito				1060203		Bizcochos					1060206			Huevos  BB
			1060107			Queso mozarella				1060204							1060207
107	Lácteos 2- L2
10701	Quesos Maduros										10701			Yogurt		10701			Mantequilla
Código	Producto			Código			Producto				Código			Producto		Código			Producto
1070101	Queso americano			1070103			Queso camembert				1070105			Queso roquefort		1070107			Mantequilla
1070102	Queso brie			1070104			Queso emmental				1070106			Yogurt		1070108			Margarina
																1070109

108	Granos 1 – G
10801	Granos
Código	Producto	Código	Producto	Código	Producto	Código	Producto
10801	Arroz	10804	Ajonjolí	10807	Fríjol	10810	Lenteja
10802	Azúcar	10805	Café	10808	Garbanzo	10811	Pimienta
10803	Arveja	10806	Cebada	10809	Harina	10812	Sal
	1090013

GRUPOS DE INVENTARIO DE BEBIDAS
201	Licores - LC
20101	Aperitivos	20102	Aguardientes	20103	Licores	20104	Cremas
Código	Producto	Código	Producto	Código	Producto	Código	Producto
2020101		2010201	Aguardiente	2010301	Amaretto	2010401	Baileys
2010102		2010202	Brandy	2010302	Cointreau	2010402	Cacao
2010103		2010203	Ron	2010303	Drambui	2010403	Café
2010104		2010204	Tequila	2010304	Triplesec	2010404	Menta
2010105		2010205		2010305		2010405

202	Vinos - V
20201	Vino blanco	20202	Vino tinto	20203	Espumosos	20204	Vino rosado
Código	Producto	Código	Producto	Código	Producto	Código	Producto
2020101	segu olle	2020201	segu olle	2020301	Champaña	2020401
2020102		2020202		2020302		2020402
2020103		2020203		2020303		2020403
2020104		2020204		2020304		2020404
2020105		2020205		2020305		2020405

203	Bebidas refrescantes y jugos - Gaseosas GS
20301	Bebidas refrescantes	20302	Jugos
Código	Producto	Código	Producto
2030101		2030201
2030101		2030202

A continuación se muestra un formato de Especificaciones de Compra Estándar, identificando cada componente:

EXPLICACION Y DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO

A continuación se explican las diferentes partes que conforman el formato de Especificaciones de Compra Estándar:

1.         Especificación estándar de compra

2.         Nombre del grupo de inventario: Se define el nombre del grupo de inventarios

3.         Código del grupo de inventario: Se describe el código del artículo según el grupo de inventario.

4.         Código del producto: de acuerdo al grupo de inventario se escribe el código del producto.

5.         Artículo: Se describe el nombre del producto solicitado

6.         Marca: Se define la marca del producto solicitado

7.         Presentación: Se describe el tipo de empaque o presentación del producto (bolsa, galón, caja)

8.         Peso o contenido: Se describe la cantidad requerida.

9.         Unidad: Definir la unidad de medida: kilos (Kg), libras (Lb), gramos (G), litros (Lt), mililitros (ml), galón (gl), garrafa (gf)

10.    Factores deseables: Se describen los factores claves de éxito que debe reunir el producto.

11.    Factores descartables: Aspectos negativos que muestran deterioro y deben tenerse presentes.

12.    Elaboró: Nombre y firma de persona que diligencia el formato.

13.    Revisó: Nombre y firma de persona que revisa el formato diligenciado

ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDAR 1
NOMBRE GRUPO DE INVENTARIO: 2					CODIGO          3
CODIGO 4	ARTICULO 5	MARCA 6	PRESENTACIÓN 7	PESO Ó CONTENIDO 8	UNIDAD 9	FACTORES DESEABLES 10	FACTORES DESCARTABLES 11
ELABORO:____________________________________ 12				REVISO:_______________________________________ 13

Formato 1: Especificaciones de Compra Estándar. (Diplomado de Administración de Alimentos y Bebidas, Universidad Externado de Colombia, Adolfo Shell).

Modificado por SENA. Centro de la Innovación, la Agroindustria y el Turismo, 2009.

Ejemplo del Formato diligenciado

ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDAR
NOMBRE GRUPO DE INVENTARIO:			Empacados Envasados		CODIGO:		EE
CODIGO	ARTICULO	MARCA	PRESENTACIÓN	PESO Ó CONTENIDO	UNIDAD	FACTORES DESEABLES	FACTORES DESCARTABLES
1040201	ACEITE	GURMET	GALÓN	20	LITRO	Etiquetado estampillado	Empaque golpeado
1040206	CEREZAS	FORTIN	FRASCO	1000	GRAMO	Etiquetado, estampillado	Fruta desecha
1040306	MOSTAZA	FRUCO	BOLSA	1000	GRAMO	SELLADO	Sin fecha de vencimiento
ELABORO: María Rocío Acosta, Cocinera.				REVISO: Juan Carlos Lombardi, Chef ejecutivo.

Como se ve, las especificaciones estándar sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar pérdidas y a mantener los costos.

Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementos que se van a comprar, en este caso el Chef o Barman, para que ellos, orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el TAMAÑO requerido, los FACTORES deseables y/o indeseables.

En estas especificaciones nunca se determinan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendrían que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien los precios, en ese caso dejarían de ser estándar.

Las especificaciones deben ser conocidas por el PROVEEDOR para que sepa como despacharnos los productos que le solicitamos. También por el jefe de recibos,  para que sepa como aceptar y verificar la calidad del producto; y por  todo el personal del área de producción de alimentos.

Una vez realizada la compra de materias primas para la preparación de alimentos y bebidas bajo los criterios anteriores, se debe identificar el costo de producción de cada artículo (valor de compra del gramo o centímetro cubico); para facilitar la determinación del costo de materia prima de la preparación.

TABLA CONTROL DE PRECIOS Y COSTOS DE PRODUCCION

Este formato tiene como finalidad el registro de información correspondiente al precio de compra y el valor del gramo o centímetro cubico de la materia prima contenida en los diferentes grupos de inventario de alimentos y bebidas.

A continuación se explica el diligenciamiento:

a.         Numero consecutivo

b.        Identificación del producto por grupo de inventario de alimentos y bebidas.

c.         Nombre del producto.

d.        Unidad: Definir la unidad de medida del producto: kilos (Kg), libras (Lb), gramos (G), litros (Lt), mililitros (ml), galón (gl), garrafa (gf)

e.         Precio de adquisición o compre del producto.

f.           Contenido en gramos o centímetro cúbicos.

g.        Gramo (G) o centímetro cubico (cc).

h.        Precio del gramo o el centímetro cubico. Se calcula el valor unitario entre la Equivalencia.

i.           Elaborado por: Nombre y firma de la persona que diligencia el formato.

TABLA DE CONTROL DE PRECIOS DE COMPRA Y COSTOS DE PRODUCCIÓN
No.	CÓDIGO NUMERICO	INGREDIENTES	VALORES DE COMPRA		EQUIVALENCIA	COSTO PRODUCCIÓN
			UN	VALOR UNITARIO		UNIDAD	COSTO UNIDAD
a	b	c	d	e	f	g	h
Elaborado por: i

Formato 2: Tabla de Control de Precios de Compra y Costos de Producción. (Diplomado de Administración de Alimentos y Bebidas,  Universidad Externado de Colombia, Adolfo Shell)

Ejemplo del Formato diligenciado

TABLA DE CONTROL DE PRECIOS DE COMPRA Y COSTOS DE PRODUCCIÓN
No.	CÓDIGO	INGREDIENTES	VALORES DE COMPRA		EQUIVALENCIA	COSTO PRODUCCIÓN
			UNIDAD	VALOR UNITARIO		UNIDAD	COSTO UNIDAD
1	1080007	Mantequilla	Libra (Lb)	5.200	500	G	10,40
2	1060219	Pimentón	Kilo (Kg)	2.000	1000	G	2,00
3	1040201	Aceite girasol	Litro (Lt)	4.300	1000	cc	4,30
4	1100101	Vino Segú olle	Litro (Lt)	11.000	1000	cc	11,00
5	1010101	Solomito de res	Kilo (Kg)	19.000	1000	G	19,00
6	1020205	Camarón tigre	Kilo (Kg)	28.000	1000	G	28,00
Elaborado por: Carlos Mario Cifuentes aprendiz SENA. Centro de la Innovación, la Agroindustria, y el Turismo. Tecnólogo en Cocina. 2009.

               

3.     Almacén

Los principales procesos de esta  área son:

·        Pedido y recepción de mercancías de acuerdo a su grado de uso

·        Abastecimiento de cocina de acuerdo a PEPS (Primeros en Entrar Primeros Salir).

·        Verificación del estado de materias primas (secos, refrigeración y congelación) de acuerdo a limpieza y monitoreo de temperaturas.

·        Inventario físico de insumos claves como carnes, bebidas y vinos. (registrar existencias, altas y bajas de inventario)

·        Abastecimiento a áreas de servicio y administrativas

·        Inventario físico general

·        Almacenaje y verificación de equipos, materiales de trabajo y suministros no comestibles ni perecederos

·        Establecimiento de criterios, aceptación y rechazo de mercancía

·        Fumigación y control de plagas

Los registros y formatos que se llevan:

·        Lista de mercado

·        Solicitud de compra

·        Formato de requisición

·        Formato de recepción de mercancía

·        Control de temperaturas

·        Control de inventarios (tarjetas o software)

·        Programa de limpieza

·        Control de fumigaciones

El Recibo en el Almacén: La responsabilidad de esta área en la verificación de pesos y medidas de la materia prima, para garantizar el cumplimiento de especificaciones estándar de la materia prima por parte del proveedor, verificando lo solicitado con lo recepcionado y haciendo los registros correspondientes. La relación existente con el área de costos radica en el tratamiento que se le da a la materia prima (directo o de inventario) y a la clasificación por grupos de inventario; labor que facilita el control  y la determinación del costo.

4.     Producción/Cocina:

El control de producción es una responsabilidad directa del jefe de cada cocina (chef) o del jefe de bar (barman). Ambos centros de producción dan cumplimiento al portafolio de servicios, determinado en el área de mercadeo con el chef y el barman, quienes son actores determinantes en la creación de los productos ofrecidos en los diferentes ambientes de servicio de la empresa.

A continuación se describen algunos  principios básicos que garantizan la operación de los centros de producción de alimentos (cocina) y bebidas (bar)

·        Verificar que los artículos producidos tengan la calidad, la cantidad y la presentación que espera el cliente.

·        Vigilar que el tratamiento de la materia prima se efectué según los parámetros del control, la higiene y la conservación de alimentos.

·        Verificar que los productos despachados según la orden del cliente, sean verdaderamente consumidos por él y no que se desvíe la orden para otros fines, como por ejemplo para consumo de algunos empleados.

·        Verificar que las ordenes de producción se originaron realmente en la mesa del cliente.

La base del control de la producción de alimentos y bebidas esta precisamente en la implementación y el cumplimiento de la receta para garantizar la estandarización de los productos ofrecidos en la carta.

Los principales procesos que se desarrollan en la cocina, son:

·        Porcionado, preparación y elaboración de alimentos

·        Almacenamiento y aprovechamiento de sobrantes

·        Manejo higiénico de alimentos y control de temperaturas

·        Programa de limpieza, control de basuras

·        Programar producción en coordinación  con área de ventas, almacén y compras.

·        Limpieza profunda

·        Fumigación y control de plagas

·        Innovación de platos y costeo

·        Determinación de criterios de aceptación o rechazo de insumos

·        Mantenimiento y calibración de equipos

Los registros y controles  críticos del área de producción (cocina):

·        Manual de receta estándar

·        Plan y registro de producción

·        Requisiciones  a almacén

·        Hoja de verificación y Programa de limpieza

Las principales causas de gastos innecesarios en el sector de cocina de un establecimiento  son:

·        Poca rotación de mercancía en el almacén de alimentos y bebidas que produce el vencimiento del producto.

·        Falta de especificaciones estándar de compra.

·        Fallas en el almacenamiento de bebidas (por ejemplo vinos).

·        Uso de bebidas chicas al elaborar bebidas compuestas en el bar.

·        Desperdicio de algunos tipos de productos, como carnes, al elaborar platos (consomés, cremas, cocidos, menudos, ceviches, etc.).

Así como también genera problemas operativos en el servicio:

·        Falta de bebidas de consumo cotidiano en el bar y cafetería.

·        Falta de raciones de mermelada, crema, azúcar y mayonesa para los desayunos.

·        Pérdidas de vajilla (tenedores, cubiertos, servilletas, etc.)

·        Fugas de materiales o insumos para la elaboración de  los platos.

·        Poner control en el uso y rotación del inventario. Se sugiere utilizar la regla de “primeros en entrar, primeros en salir”, lo que previene la descomposición de productos perecederos.

5.     Finanzas

El papel del área financiera consiste en fijación de políticas que garanticen la rentabilidad del establecimiento; para el caso concreto de alimentos y bebidas debe hacer el acompañamiento en la determinación de los porcentajes de costo requeridos para cada producto, con el fin de garantizar la rentabilidad esperada.

Otra responsabilidad de esta área es el apoyo logístico en la gestión y el control de alimentos y bebidas que logre minimizar las perdidas e incrementar los rendimientos y el aprovechamiento de las materias primas, la adquisición de tecnología de punta para aumentar los niveles de producción y mejorar la prestación del servicio y en general el uso adecuado de los recursos financieros de la organización.

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[1] Revista Catering. Restaurantes, alimentos  y servicios. Año 5, No.27, 2008. Pag.72-73.